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《城市社区档案管理办法》解读
发布时间:2015-12-11     发布人:系统管理员

来源:中国档案资讯网    作者:于 青

 

城市社区数量多、分布广、涉及城市最大的公众群体,社区档案种类繁多、涉及面广,也是民生档案的重要内容。因此,《城市社区档案管理办法》(以下简称《办法》)具有广泛的适用范围和重要的基础作用,定位亦由最初的规范性文件上升为部门规章,现经征得民政部同意,拟以国家档案局和民政部联合部令的形式印发。这将使得城市社区档案工作得到主管部门的协作,在推进力度上有所加强,有助于建立合力推进社区档案工作的长效机制。

    第一条

    释义 制定《办法》的目的,主要是为了规范城市社区档案的管理,更好地服务和谐社区建设,维护社区党组织、居民委员会、社区社会组织(以下简称社区各类组织)和居民的切身利益。

    《办法》的制定,主要依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市居民委员会组织法》,同时参考了《民政部关于在全国推广城市社区建设的意见》出台以来关于城市社区建设的重要文件材料。

    第二条

    释义 《办法》提出社区档案的定义,是城市社区各类组织和居民在社区建设中形成的具有保存价值的不同形式和载体的历史记录。

    档案的形成主体包括城市社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织和居民。将社区建设中形成的文件材料作为社区档案,体现出对社区建设的重视和支持。

    这些记录是原始记录,包括各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体。

    第三条

    释义 民政部门是社区建设的业务主管单位,负责对社区工作包括档案工作进行整体规划。因此,民政部门应主动参与协调、组织社区档案工作的建设。档案行政管理部门对社区档案工作进行业务监督和指导。同时,街道办事处(乡镇人民政府)是社区的上级组织。3个部门按各自职责范围对社区档案工作进行监督指导。

    第四条

    释义 社区档案是社区建设各项工作的真实记录,在社区建设发展中具有重要意义。社区档案管理是一项综合性的、较为复杂的工作,需要投入一定的人力、财力和物力。针对当前社区档案意识淡薄、基础建设薄弱等诸多问题,《办法》明确,社区党组织和居民委员会负责社区档案工作的组织领导,加大对社区档案工作的重视,并将档案工作纳入社区建设内容,积极协调解决社区档案工作中涉及的场地设施、人员配备、经费保障等问题,促进档案工作与社区其他各项工作同步协调发展。

    第五条

    释义 社区档案管理是一项综合性、较为复杂的工作,必须保证一定的经费投入。实践中,很多社区提出经费来源问题。为建立社区档案工作投入机制,《办法》明确要求从社区的办公经费中列支社区档案工作经费,以满足社区档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、开发编研和信息化等工作的实际需要。

    第六条

    释义 档案管理必须具备一定的保管条件,需要在足够的经费投入之外配备相应的人力、物力,这是加强档案管理的前提和基础。社区档案是重要的民生档案,是国家档案的重要组成部分,服务于和谐社区的建设,关系到社区各类组织和居民的切身利益,需要进行科学、规范的管理。但目前,社区实际工作条件有限,工作人员少,办公场所面积较小。因此,《办法》明确指出要指定人员管理社区档案,并鼓励有条件的地方设立综合档案室。为提升社区档案管理人员素质,《办法》还明确要求档案管理人员要经过档案专业知识培训,系统学习档案管理业务知识和业务技能。

    按照《办法》要求,档案管理人员应当在离职前办理档案交接手续,在社区工作人员变动频繁的实际情况下(很多人是聘任)确保社区档案的完整性。

    第七条

    释义 为增强社区各类组织和居民的档案意识,《办法》明确提出,社区综合档案室或者档案管理人员负责宣传党和国家有关档案工作的法律法规、标准规范。同时,社区综合档案室或者档案管理人员还要严格贯彻执行档案工作相关法律法规、标准规范的要求,建立健全社区档案管理制度,指导、监督文件材料的归档、整理和移交工作。

    第八条

    释义 《办法》明确提出,社区档案实行集中统一管理,由社区综合档案室或者档案管理人员进行保存。社区各类组织和居民应及时将社区各类文件材料交社区综合档案室或者档案管理人员保存。《办法》强调,任何单位和个人不得将社区档案据为己有或者擅自销毁社区档案。

    第九条

    释义 社区工作涉及面广、极为复杂,《办法》根据实际情况,按照内容、形式的不同,明确将社区工作中形成的文件材料分为文书类、科技类、会计类等3个大类。目前《办法》中只列出基本种类,各地可以根据自己的具体情况酌情调整。

    《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》作为《办法》的附件,是《办法》的重要组成部分。社区工作中形成的相关文件材料,构成了社区档案。为保管好这些社区工作文件材料,需要按照社区工作规律进行归档,并根据社区工作文件材料的不同作用确定不同的保管期限。

    根据当前社区工作的分类、流程和重要程度,《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》对每个类别都列出了纳入归档范围的社区工作文件材料。根据社区工作实际和保存价值的不同,《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》对每个类别的保管期限划分为永久、30年、25年、15年、10年、5年、3年。其中,25年、15年、5年、3年主要为会计档案的定期保管期限。

    第十条

    释义 本条主要是对社区文件材料的收集、整理和归档做出的规范。

    按照《办法》要求,社区综合档案室或者档案管理人员应根据《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》的归档范围,定期将分散的各种内容、形式和载体的社区文件材料收集齐全。档案收集过程中要检验文件材料的真实性、完整性和有效性,确保文件材料齐全、完整,装订结实、整齐,照片和复印件图文清晰。

    按照《办法》要求,社区综合档案室或者档案管理人员应按照《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》,将不同类别、不同载体形式、不同保管期限、不同时间的社区文件材料归入不同案卷,不得混合组卷,需按照保管要求分类存放,确保排列有序。对社区文件材料进行分类、整理时,应及时编制备考表、归档文件目录或者卷内文件目录等,确保填写真实、清晰、准确。

    针对社区工作繁杂、社区档案流失严重的现状,归档时间分两种。

    一是定期归档。根据《机关档案工作条例》规定,《办法》指出,要在次年6月底前归档社区文书材料;结合社区工作实际,《办法》指出,科技文件材料在科技活动结束后1个月内进行归档;按照《会计档案管理办法》要求,《办法》指出,会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年,于次年3月底前进行归档。

    二是平时归档。《办法》明确提出,录音带、录像带、照片、光盘等声像材料如列入社区档案归档范围,一经发现应随时送社区综合档案室或者档案管理人员进行归档保存。荣誉类实物、印章、字画、赠品以及产品类实物等实物材料,《办法》明确指出要及时归档。

    电子文件的归档按照《电子文件管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》等的要求进行,可根据实际情况实时或定期归档,定期归档一般在第二年6月底前完成。

    第十一条

    释义 不同档案有不同的分类方法。社区档案的分类应符合社区建设的特点,社区各类组织和居民在社区建设中形成的相关文件材料,构成了社区档案。社区建设文件材料具有种类繁多、内容丰富、涉及面广、来源广泛的特点。

    为保管好这些文件材料,本着既方便归档整理、又方便检索利用的原则,《办法》明确提出,文书档案采用“年度——问题——保管期限”的方法分类整理,其中,问题分为社区党群管理及社区管理、社区服务、社区治安等3个大类;科技档案中,基建档案采用“项目——时间”的方法分类整理,设备仪器档案采用“型号——时间”的方法分类整理;会计档案采用“年度——类别”的方法分类整理,会计档案分为报表、账簿、凭证、其他等4个大类。

    第十二条

    释义 档案的保管是对档案进行日常维护的保护性管理工作,是加强和规范档案管理的前提和基础。《办法》明确提出要解决保管社区档案所需的专室或者专柜,同时要求采取相应措施,以有效实现“九防”(防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁)。这既是确保社区档案完整与安全的需要,也是维护社区各类组织和居民切身利益的需要。针对目前社区工作现状,也只能做这种基本要求。

    第十三条

    释义 定期地对档案进行检查,是档案室和档案保管工作中的一项制度性措施。社区档案保管环境相对比较简陋、安全条件相对较差,因此《办法》明确要对社区档案定期进行全面检查。定期的全面检查重点在于档案实体是否有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象发生,档案室或者保管档案的地方是否有潜在的隐患等危险因素,实体秩序是否出现混乱,是否有长期未归还的档案,等等。如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象时,应当及时修补、复制或者进行其他技术处理。《办法》明确要求,检查时必须要形成安全检查记录,以便对检查出的问题做认真研究和处理,总结经验,不断改进社区档案工作。

    针对社区的声像档案和电子档案,《办法》明确要求定期检查,以保证声像档案和电子档案信息记录能够满足国家在保密、信息安全等方面的要求。在声像档案和电子档案的保管中,软硬件环境、存储载体等容易发生变化,《办法》强调要采取有效措施确保声像档案和电子档案不受损害、可读可用。

    第十四条

    释义 《办法》明确提出,要建立社区档案统计制度。社区档案的统计由社区综合档案室或者档案管理人员完成。社区档案统计业务包括社区档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况。社区档案统计工作的目标是及时、准确。

    第十五条

    释义 本条主要是对社区档案的利用制度、利用手续、利用限制提出。

    《办法》明确提出,要建立健全档案利用制度。档案利用制度的基本要求是简化手续、提供方便,目标是为社区档案的利用创造条件。按照《办法》要求,利用档案需办理利用手续,及时做好利用效果登记和统计。归还时双方清点、核对档案内容和数量,确保档案齐全、完好,未被涂改、污损。

    第十六条

    释义 本条明确了5个方面的问题。

    一是社区档案鉴定的主体。档案鉴定工作小组由社区综合档案室或者档案管理人员组织成立。二是鉴定是指对已到期的社区档案进行鉴定。三是明确了档案鉴定工作小组组成和工作职责。鉴定工作小组由社区档案管理人员和形成档案的组织的人员(或者居民代表)组成。档案鉴定工作小组的工作职责是对已到期档案及时进行鉴定,形成档案鉴定报告。四是提出了鉴定后的处理意见,指出鉴定中如发现社区档案失去保存价值,应按照规定销毁。五是明确了社区档案销毁的程序、销毁结果。特别强调对经过鉴定可以销毁的档案应编制档案销毁清册,在经过必要的审批手续后才可销毁。未经鉴定的档案和已经鉴定但没有审批的档案都不得擅自销毁。

    第十七条

    释义 《办法》强调,社区档案的排列顺序一经确定,不得随意拆散和重新组合。这是因为在日常工作中,社区经常面临各种检查,如卫生、人口、计划生育等,有些地方通常拆散相应案卷接受检查。所以要求在社区档案利用时,特别要注意保持社区档案实体的排列顺序,避免发生错乱现象,确保社区档案的完整和安全。

    第十八条

    释义 档案利用服务工作是以档案信息资源为利用服务前提,以档案利用者为利用服务对象,以满足社会需求为利用服务目的,通过多种途径、形式、渠道和方法来开发利用档案信息,实现档案价值。

    社区档案服务于和谐社区的建设,服务于社区各类组织和居民的切身利益。因此,社区档案的服务对象主要是社区中心工作和社区居民。社区综合档案室或者档案管理人员要以社区中心工作和居民利用需求为重点,加强档案信息资源的开发利用,积极开展档案编研工作。社区档案的开发利用目的在于促进建设和谐社区和维护社区各类组织和居民的切身利益。

    第十九条

    释义 档案信息化是提高档案工作水平的重要途径,也是档案工作发展的必然趋势和要求。中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出:“各地区各部门各单位要把数字档案馆()建设列入信息化建设整体规划,从人力、财力、物力上统筹安排,切实推进档案存储数字化和利用网络化。”但是,在实际工作中,很多社区配备计算机都较困难,很难提出更高要求。因此,《办法》提出,社区档案管理中要积极采用计算机等先进理念、方法和技术,逐步实现档案管理的信息化、现代化,切实提升社区档案管理能力和利用效率。

    第二十条

    释义 《办法》强调,档案管理人员和利用者应树立保密观念,认真贯彻执行国家有关档案保密的法律法规,共同保守社区档案中涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私等,不得泄密。

    第二十一条

    释义 本条是罚则。违反《办法》的情形是指违反国家有关规定,主要包括档案有损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情况。相关人员作为违反《办法》的主体,要承担相应的责任。相关人员违反《办法》上述行为规定承担法律责任的形式是行政责任、民事责任和刑事责任。行政责任包括行政处罚和处分,民事责任主要是指赔偿责任,刑事责任主要是指刑事处罚。在社区档案管理中,构成犯罪的严重违法行为,由司法机关依法追究相关人员的刑事责任。

    第二十二条

    释义 考虑到受经济、政治、文化等多方面因素制约,各地城市社区建设水平参差不齐,社区档案具体工作形式、内容存在较大差别和差距。因此,《办法》明确,各省(自治区、直辖市)、新疆生产建设兵团档案行政管理部门可与同级民政部门商议,结合本地实际制定本《办法》的实施细则。

    第二十三条

    释义 本条主要是对《办法》解释权的规定。民政部是全国社区建设的主管部门,国家档案局是全国档案事业的主管部门。《办法》由二者联合起草、审定和印发,二者同时拥有《办法》的最终解释权。

    第二十四条

    释义 本条是对《办法》时间效力范围的规定。法律的时间效力,是指法律何时生效、何时终止效力,以及法律对其生效以前的事件和行为有无溯及力。本条主要规定了《办法》的生效日期为201611日。

    原载于《中国档案报》20151210日 总第2847期 第三版

 

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