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吉林市社区档案管理暂行规定
发布时间:2015-07-28     发布人:系统管理员
 

吉林市社区档案管理暂行规定

(吉林市档案局    2003年8月8印发)

第一章    总则

第一条  为了全面加强我市社区档案管理,发挥档案信息在城市建设、经济发展中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中共吉林省委办公厅、吉林省人民政府办公厅关于大力推进城市社区建设工作的实施意见》和省档案局、省民政厅联合制定下发的《吉林省城市社区档案管理暂行规定》的具体要求,结合我市社区档案工作实际,制定本规定。

第二条  社区档案,是在社区建设、管理、服务等各项活动中形成的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式与载体的历史记录,是伴随社区诞生而产生的国家档案信息资源中的新成员,应依法管理,有效地开发利用。

第三条  社区档案工作, 是社区建设的一项重要的基础工作,社区档案实行集中统一管理。社区档案工作必须贯彻执行党和国家有关部门档案工作的法规和制度,结合自身实际建立健全文件材料归档、档案收集、整理、保管、鉴定、利用和统计制度。

第四条  社区档案工作由社区委员会领导,业务上接受市、县(市)、区以上档案行政管理部门、民政部门和所辖街道办事处指导。

第五条  社区组织在工作中形成的具有保存价值的全部文件材料都要收集齐全并整理归档,任何部门、个人不得据为己有。

第六条  社区档案管理应配备必要的档案设施,要逐步实现现代化管理。

第二章  社区档案工作管理体系。

第七条  社区档案工作实行统一领导、集中管理的原则。

第八条  社区档案工作要有一名主要领导分管,具体工作的落实由专兼职档案人员负责。

第九条  社区档案工作要在上级档案行政管理部门监督、指导下,按档案工作业务规范要求对归档文件材料进行收集、整理,依法维护档案的完整和安全,有效地开发档案信息资源,为社区建设服务。

第十条  社区档案人员的工作职责:

(一)积极宣传、贯彻执行《档案法》及党和国家关于档案工作的方针、政策,建立健全本社区档案管理各项规章制度。

(二)负责本社区档案的收集、整理、立卷归档、保管、统计、鉴定、销毁、档案检索工具的编制和档案编研等项工作。

(三)积极开发和提供利用社区档案,满足社区工作和社会其它各项工作的需要。

(四)从事社区档案管理的工作人员应适时接受档案业务培训。

第十一条  档案人员要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”以及党的方针政策,敬业爱岗,遵守保密纪律,掌握并熟悉档案管理知识,不断提高业务素质。

第十二条  社区的档案工作人员要相对稳定,以确保社区档案工作的连续性。档案人员如有变动,必须办理交接手续。

第三章  社区文件材料的归档

第十三条  社区在各项工作活动中形成的有保存价值的文件材料必须按照归档的有关规定,及时归档。建立健全归档制度,明确文件材料归档范围、归档时间、归档要求和归档手续,确保文件材料的齐全完整。

第十四条  各门类文件材料形成的部门和个人在移交文件材料时,必须进行登记,并填写归档文件目录。

第四章  社区档案的管理

第十五条  每个社区构成一个立档单位,其形成的全部档案为独立全宗,各社区要将本社区各项活动中形成的档案,统一进行分类排序,实现系统化管理。、

第十六条  社区不同门类的档案,可结合本社区形成档案的实际,编制本单位档案的分类编号方案,确保档案实体分类编号的连续性与稳定性。

第十七条  社区要编制档案保管期限表。具体按照《吉林市社区档案归档范围、分类、排序、保管期限表》编制。

第十八条  社区要按照有关规定对本社区已到保管期限的档案进行鉴定,鉴定后需销毁的档案要编制销毁目录,报上级有关部门批准后进行销毁,销毁档案目录永久保存。

第十九条  社区要按照档案管理有关规定,对本社区档案进行妥善保管。档案管理要符合防火、防光、防盗、防高温、防虫、防鼠、防尘、防潮的要求。要使用档案专用装具、用品,保管和整理档案。

第二十条  社区档案装盒入柜排放,按至上而下,由左至右统一排列,不同载体档案如胶片、磁盘、磁带、光盘等要分开排列,分别保管。

第二十一条  永久纸质档案在社区保管满十年后,要移交所辖县(市)、区综合档案馆。电子档案刻录成光盘后直接移交所辖县(市)、区综合档案馆。

第五章  社区档案的开发利用

第二十二条  要拓展开发利用社区档案信息资源的形式与途径,逐步进入档案信息工作网络和政务信息系统,最大限度地扩大社区档案的利用面和利用率。

第二十三条  社区要对社区档案信息再加工。根据需要编制必要的档案文件目录、卡片、索引等检索工具。编写社区组织机构沿革、大事记、文件汇编、基础数字汇编、年鉴、专题参考资料等。传播社区信息,增强社区信息的透明度,提高社区档案信息的社会效益和经济效益。

第二十四条  要制定和健全社区档案的借阅制度。对需要查阅社区档案中有关人事、经济、民事纠纷等档案,应经社区主要领导批准并进行登记方可查阅。若需摘抄、复印或出示证明的,可按国家规定收取相应的费用。

第二十五条  有下列行为之一者,必须承担法律责任。⒈损毁、丢失应归档保存的社区文件和社区档案的;⒉擅自公布、销毁社区档案的;⒊涂改、伪造社区档案的;⒋擅自出卖或转让社区档案的;⒌向外国人和外国组织出卖或赠送社区档案的;⒍擅自非携带社区档案及其复制件出境的;⒎档案工作人员玩忽职守,造成档案损毁的。档案行政管理部门,将协同相关部门依据《档案法》、《档案法实施办法》和《吉林省档案条例》、《吉林市档案管理条例》的规定,分别限期整改,给予相应处分,或责令罚款,赔偿损失,直至通过司法机关追究刑事责任。

第二十六条  各社区要建立健全社区档案利用登记、效果统计、调查制度和利用反馈记录,做好各类档案数量和利用情况的登记和综合统计,编制档案利用实例汇编,开展利用分析,改进利用工作。

第六章  附则

第二十七条  本规定适用于吉林市社区档案的管理与开发利用。

第二十八条  本规定由吉林市档案局负责解释。

第二十九条  本规定如与上级规定有不一致之处,按上级规定执行。

第三十条  本规定自发布之日起实施。

附件:⒈吉林市社区档案整理要求

⒉吉林市社区档案归档范围、分类、排序、保管期限表

附件1

吉林市社区档案整理要求

社区档案包括九个大类,即:⒈社区党务工作类;⒉社区群团工作类;⒊社区自治、综合类;⒋社区服务类;⒌社区管理类;⒍社区会计类;⒎社区科技类;⒏社区实物类;⒐社区声像、电子文件类。各类档案整理要求如下:

一、第15类整理要求

⒈第15类的整理,按照吉市档发[2002]6号文件,关于《吉林市市直机关归档文件整理规则》中的整理原则、质量要求、归档文件的装订、归档时间和编目、装盒的要求进行整理。

⒉归档文件的分类方式:类别——年度——保管期限。既先按类别分开,在类别内按年度分开,然后再于年度内按保管期限进行排列。

⒊保管期限的划分,分为永久(50年以上)和定期(50年以下)两个保管期限。

⒋归档文件的编号,依分类方案和排列顺序逐件编号,每一类采取两个“1”的编号方式,即每一类档案中的永久和定期卷,以年度为单位,分别从1开始编号,一年两个流水号。

⒌归档章的项目设置,包括全宗号、类别号、年度、保管期限、件号。

如图:

全宗号

年度

室编件号

58

2002

12

类别号

保管期限

馆编件号

1

永久

二、第6类整理要求

6类,即会计类的整理,按照财政部和国家档案局联合下发的财会字[1998]32号文件《会计档案管理办法》的具体要求进行整理。

三、第7类的整理要求

7类,即科技类。其档案的整理按照科技档案有关规范要求进行整理。科技档案档号包括:分类号、类目号、案卷号。分类号为“7”;基建档案代号为7·1;设备档案代号为7·2。类目间用标识符号“·”隔开,类目号与案卷号间用“—”标识符号隔开。

⒈基建档案档号的结构形成:

7·1·11        

7  ——案卷

·1——基建项目代号

·1——基建档案代号

1  ——科技档案代号

⒉设备档案档号的结构形成:

7·2·11

7  ——案卷号

·2——设备种类代号

·1——设备档案代号

1  ——科技档案代号

四、第8类的整理要求

8类,即实物类。要按接收实物时间的先后顺序逐件进行登记归档,建立实物档案目录,将实物档案展放或装入档案柜、专用柜存放。

实物档案目录项目内容:序号、责任者、实物名称、实物说明、时间、保管期限、备注。例:

社区实物档案目录

序号

责任者

实物名称

实物说明

时间

保管期限

备注

1

吉林市政府

锦旗

XXXX街道XX社区卫生管理先进单位

2003

0508

永久

2

五、第9类的整理要求

9类,即声像、电子文件类。声像档案的整理按照吉市档发字(199810号文件《吉林市声像档案管理规范》的要求进行整理。电子文件的归档整理按照吉市档发[2002]7号文件《关于在市直机关开展归档纸质文件与电子文件配套管理工作的通知》要求进行整理。

附件2

吉林市社区档案归档案范围、分类、排序、保管期限表

类别

类号

序号

           

保管期限

党务工作类

1

1

社区党员代表大会的请示与批复、会议日程、代表名单、领导讲话、工作报告、选举方案、选举结果票样、成员分工、会议讨论通过的决议、纪要及上级党组织的批复、会议记录、重要照片、录音录像带、磁盘、光盘等

永久

2

社区党组织会议和民主生活会会议记录

永久

3

社区党组织召开的工作会、总结表彰会会议通知、领导讲话、工作总结、表彰决定与名单

永久

4

被县(市)、区以上党组织评为先进党支部、优秀党员的审批表及先进事迹、经验材料等

永久

5

社区党组织工作计划、总结及专题报告、典型调查材料(年度或综合的)

永久

6

社区党组织、党员年度统计报表、党员名册

永久

7

社区党组织对所属各支部选举及支部成员分工的批复

永久

8

社区党组织对违纪党员的处理决定、请示及上级党委的批复(严重警告以上的)

永久

9

上级党委机关颁发的针对本社区党委的有关工作材料

永久

1

社区党员代表大会代表登记表、贺信、贺电

定期

2

上级党组织召开的重要会议文件材料(需要在一定时期贯彻实施的)

定期

3

社区党组织召开的工作会、总结表彰会先进集体、先进个人登记表、先进事迹、经验材料

定期

4

社区党组织工作计划、总结及专题报告、典型调查材料(非年度或阶段性的)

定期

5

社区党组织制定的各项制度

定期

6

社区党员关系调转介绍信、存根和党费存根

定期

7

社区党员发展计划、积极分子考核材料

定期

8

社区党员教育培训、民主评议、党员双评材料

定期

9

社区党组织对违纪党员的处理决定、请示及上级党委的批复(严重警告以下的)

定期

10

社区开展党建和宣传工作的计划、总结材料

定期

11

社区党委贯彻执行的上级党委机关颁发的普发性文件、参考的政策性文件

定期

群团工作类

2

1

社区共青团代表大会会议日程、开幕闭幕词、工作报告、领导讲话、代表名单、选举方案、票样、选举结果及上级团委批文

永久

2

社区共青团组织召开的工作会议、总结表彰会会议通知、领导讲话、工作总结、表彰决定与名单

永久

3

团组织统计年报、团员名册

永久

4

社区妇女工作(比照共青团123

永久

5

社区工会工作(比照共青团123

永久

1

社区共青团代表大会代表登记表、代表发言材料、会议记录、贺电、贺信

定期

2

社区团委会议记录、工作计划、总结、报告、专题材料、团员名册、团组织关系介绍信和存根、发展新团员材料

定期

3

团员处分材料

定期

4

社区妇女工作(比照共青团123

定期

5

社区工会工作(比照共青团123

定期

6

社区托幼工作有关材料

定期

7

社区民间组织工作计划、总结、活动方案、统计报表、机构、人员名册及典型材料等

定期

社区自治综合类

3

1

社区代表大会请示与批复、会议日程、代表名单选举方案、选举结果、票样、成员分工、领导讲话、年度工作报告、计划、讨论通过的社区重大事项的决议、纪要及上级行政部门的批复、会议记录、重要照片、录音录像带、磁盘、光盘等

永久

2

社区委员会办公会议记录

永久

3

社区委员会年度工作计划、总结、报告

永久

4

社区委员会徽标、社区平面示意图、自治章程、社区建设网络图

永久

5

社区委员会概况、组织沿革、大事记、年鉴等

永久

6

社区委员会专题报告、典型调查和经验材料及直属上级会议上的发言材料(重要的)

永久

7

社区委员会有关工作方面向上级的请示及上级的批复(重要的)

永久

8

上级领导、人民代表视察社区工作的讲话、题词、留言材料

永久

9

报刊、电台登载反映本社区情况的材料(重要的、影响大的)

永久

10

上级机关颁发的需本社区贯彻执行的文件材料(重要的)

永久

1

社区代表大会有关社区组成单位及居委会人员候选人登记表、代表议案、会议记录、向有关部门反映社区成员的意见、建议和反馈材料、对社区工作的评议材料

定期

2

上级机关颁发的属本社区需贯彻执行的文件材料

定期

3

社区委员会专题报告、典型调查和经验材料及直属上级会议上的发言材料(一般的)

定期

4

社区委员会有关工作方面向上级的请示及上级的批复(一般的)

定期

5

报刊、电台登载反映本社区情况的材料(一般的)

定期

6

社区委员会制定的规章制度、岗位责任制

定期

7

社区所属组织的工作职责、计划、总结、报告和各组织的组成人员名单

定期

8

社区工作简报

定期

9

社区常住人口户籍卡、人口普查及对流动人员管理统计表

定期

10

社区文化站、图书室、活动室、广场等文化活动设施建设材料及统计表

定期

11

社区业主、物业管理组织材料

定期

社区服务类

4

1

社区服务工作计划、规划、总结、报告(年度)

永久

2

社区服务网点规划和服务网点统计表

永久

1

社区服务工作计划、规划、总结、报告(半年、季度)

定期

2

社区服务情况登记表、统计表

定期

3

社区开展便民、利民服务设施建设材料

定期

4

城市居民社会福利需求汇总表

定期

5

家政服务方案和服务信息反馈材料

定期

6

劳动就业服务站、职业介绍机构管理制度

定期

7

社区组建自愿者服务对象名册和活动记录

定期

8

社区最低生活保障金发放管理名册登记表、统计表及个人的申请书、登记表、有关证明材料

定期

9

社区优抚对象、养老保险和特困户名册及生活补助或保障金发放管理名册、登记表、统计报表

定期

10

社区下岗职工名册及其劳动技能情况

定期

11

社区开展再就业培训及安置就业情况统计报表

定期

12

社区开展优抚、敬老、扶贫和助残工作形成的材料

定期

13

社区服务管理办法、制度、工作目标责任状及签订的合同、协议、网点分布图等

定期

14

捐赠组织、捐赠名单及捐赠物品登记表

定期

社区管理类

5

1

社区卫生工作计划、报告、总结和统计报表(年度)

永久

2

社区环境工作计划、总结、报告和统计报表(年度)

永久

3

社区治安、综合治理工作计划、总结、报告及基本情况报表(年度)

永久

4

社区文化教育工作计划、总结、报告(年度)

永久

1

社区卫生工作计划、报告、总结和统计报表(季度、月份)

定期

2

社区计划生育工作形成的文件材料

定期

3

社区开展疾病预防、医疗、保健、康复、健康教育、卫生防疫等项工作形成的文件材料

定期

4

社区环境工作工作计划、总结、报告和统计报表(季度、月份)

定期

5

社区环境卫生、市场管理、检查评比活动形成的材料

定期

6

社区环境保护队伍材料

定期

7

社区治安、综合治理工作工作计划、总结、报告及基本情况报表(季度、月份)

定期

8

警务进社区情况材料

定期

9

社区治安管理组织机构人员名册和会议材料

定期

10

社区开展法制教育、法律咨询、民事纠纷调解工作形成的材料

定期

11

社区对刑满释放、解除劳教人员的重要帮教工作材料

定期

12

社区“五种人”登记材料

定期

13

社区文化教育工作工作计划、总结、报告(季度、月份)

定期

14

社区宣传、文体活动、评比工作形成的材料

定期

15

社区宣传、文体组织机构人员名单

定期

会计类

6

1

年度会计决算报表

永久

2

工资单

永久

3

会计档案保管清册

永久

4

会计档案销毁清册

永久

5

涉及外事的会计凭证

永久

6

固定资产明细帐(卡片)

固定资产存在一直保存,报废清理后保存5

7

现金出纳帐、银行存款帐

25

8

会计移交清册

15

9

日记帐、总帐

15

10

明细分类帐、分户帐(登记簿)

15

11

未了结的债权债务凭证

未了结前一直保存,了结后保存5

12

各种原始凭证、记收凭证、汇总凭证

15

13

月、季度会计报表

5

科技类

7

1

社区办公用房及社区活动使用的建筑物、构筑物的审批材料、协议、合同、图纸等

永久

2

社区委员会主要办公设备、设施等随机带来的使用说明书、线路图、维护、维修记录、社区交通、运输、车辆和生活、服务用的设备随机说明书、图纸、维修、维护文件

设备报废后保管5

实物类

8

1

各种锦旗、奖状、奖牌、奖杯、奖品、荣誉证书等

永久

2

对外交流活动获得的具有凭证、教育、宣传和文物价值的各种重要纪念品、物品、票证等

永久

3

其他具有保存价值的各种实物、手迹、字画、牌匾

永久

4

已宣布停止使用的印(信)章

永久

声像

、电子文件类

9

1

凡记述和反映社区活动的像片、胶片、录音带、录像带等(重要的)

永久

1

凡记述和反映社区活动的像片、胶片、录音带、录像带等(重要的)

定期

1

凡记述和反映社区活动的电子文件:磁盘、光盘、电子文件元数据、计算机软硬件环境、软件说明、表达电子文件内容的基本格式(重要的)

永久

1

凡记述和反映社区活动的电子文件:磁盘、光盘、电子文件元数据、计算机软硬件环境、软件说明、表达电子文件内容的基本格式(一般的)

定期

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